Zásady ochrany osobních údajů Hiringly

Provozovatelem aplikace Hiringly (app.hiringly.ai) je společnost SearchTeam One s.r.o., IČO: 23868945, se sídlem Pacholíkova 2310/22, Modřany, 143 00 Praha 4, Česko (dále „Hiringly“).

Hiringly je správcem osobních údajů svých zákazníků a jejich uživatelů (kontaktní, fakturační a provozní údaje).

U údajů kandidátů a uchazečů – včetně přihlášek podaných přes veřejné nabídky práce na app.hiringly.ai/positions – je správcem zákazník (zaměstnavatel nebo personální agentura), který výběrové řízení vede. Jeho název je uveden u souhlasu ve formuláři přihlášky i v potvrzovacím e-mailu. Hiringly tyto údaje zpracovává pouze jako zpracovatel pro tohoto zákazníka na základě Smlouvy o zpracování osobních údajů (čl. 28 GDPR), která je součástí Podmínek používání služby.

Kontakt pro otázky ochrany soukromí: privacy@hiringly.ai

• Kontaktní údaje klientů (B2B): Jméno, e-mail, telefon, název společnosti. Účel: Plnění smlouvy, fakturace a komunikace.
• Údaje o kandidátech (B2C/B2B): Údaje z CV, kontakty, pracovní historie, vzdělání a dovednosti. Účel: AI screening, generování shody kandidáta s pozicí a příprava podkladů pro pohovory.
• Přihlášky z veřejných nabídek práce: Jméno, e-mail, telefon, odkaz na LinkedIn, životopis a průvodní zpráva, čas a znění uděleného souhlasu a technický záznam o odeslání (otisk IP adresy a prohlížeče, nikoli samotná adresa). Účel: posouzení přihlášky v konkrétním výběrovém řízení, včetně vyhodnocení s pomocí AI.
• Provozní a analytická data: IP adresa, cookies, logy (Google Analytics, Microsoft Clarity). Účel: Zajištění bezpečnosti a optimalizace služby.
• Volitelné kalendářové integrace: Pokud náborář propojí Google Kalendář, zpracováváme dostupnost free/busy a podle volby také údaje potřebné k vytvoření události pohovoru. Ruční plánování pohovorů funguje i bez propojení kalendáře.

Zpracování probíhá na základě: (a) Plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR), (b) Oprávněného zájmu na efektivním náboru (čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR), (c) Plnění právních povinností (čl. 6 odst. 1 písm. c GDPR) a (d) Souhlasu subjektu údajů, je-li vyžadován.

U přihlášek z veřejných nabídek práce je právním základem výhradně souhlas uchazeče (čl. 6 odst. 1 písm. a GDPR).

Hiringly využívá pokročilé AI modely (OpenAI API, EU koncový bod pro rezidenci dat v EU) pro analýzu strukturovaných a nestrukturovaných dat z životopisů.

V souladu s nařízením EU AI Act je systém navržen v režimu „Human-in-the-loop“. AI slouží výhradně jako doporučovací nástroj. Veškerá finální rozhodnutí o přijetí, odmítnutí nebo posunu kandidáta v náborovém procesu provádí výhradně lidský náborář.

Data jsou zpracovávána u prověřených partnerů s uzavřenou DPA smlouvou dle čl. 28 GDPR:

• Hosting: server v EU, kde je uložena i databáze a soubory
• AI infrastruktura: OpenAI (API, EU koncový bod)
• Platební brána: Stripe, Inc.
• E-mailové doručování: Resend Labs Inc.
• Zálohy: Backblaze, Inc. (zálohy jsou před odesláním zašifrované)

Zpracovává-li sub-zpracovatel údaje mimo Evropský hospodářský prostor, děje se tak na základě rozhodnutí o odpovídající ochraně (EU–US Data Privacy Framework) nebo standardních smluvních doložek.

Údaje kandidátů, které do Hiringly vloží náborář, se uchovávají po dobu trvání náborového procesu, nejdéle 12 měsíců od posledního kontaktu (pokud kandidát neudělil souhlas s delším uchováním).

Přihlášky z veřejných nabídek práce se uchovávají po dobu platnosti souhlasu, tj. 1 rok od jeho udělení. Pokud uchazeč souhlas neobnoví, jsou jeho údaje smazány nejpozději 30 dní po vypršení souhlasu.

Souhlas lze kdykoli odvolat odkazem „Spravovat souhlas“ v potvrzovacím e-mailu. Odvoláním se přihláška, životopis i všechny související osobní údaje okamžitě a trvale smažou. Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování před jeho odvoláním.

Ze šifrovaných záloh zmizí smazané údaje nejpozději do 6 měsíců v rámci jejich pravidelné rotace; zálohy se používají výhradně k obnově služby.

Máte právo na přístup, opravu, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost a námitku proti zpracování. Žádosti vyřizujeme do 30 dnů na privacy@hiringly.ai; pokud se týkají údajů, jejichž správcem je náš zákazník, předáme je mu bez zbytečného odkladu a s vyřízením pomůžeme. Máte také právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).